Einladungs-Versand & Tool zur Anmeldung

Die BMW Group präsentierte auf der 65. Internationalen Automobil-Ausstellung in Frankfurt am Main unter dem Motto „Unendliche Fahrfreude“ aktuelle Trends und technische Neuheiten mit zahlreichen Weltpremieren. Auf über 10.000 qm erlebten die Besucher bei BMW in Halle 11 einen faszinierenden Mix aus Messe, Event, Standarchitektur und Fahrzeugpräsentationen.

Wir wurden für Einladung und Einladungsmanagement für deutsche und internationale Großkunden sowie Behördenkunden und Diplomatenkunden beauftragt.

Im Vorfeld der IAA wurden mehrere Tausend Einladungen per E-Mail, und teilweise auch per Post, versendet. Alle Kunden erhielten in ihrer Einladung ihre persönlichen Zugangsdaten bzw. Direktlinks via E-mail zur Online-Anmeldung.

Über die persönlichen Zugangsdaten gelangten die Kunden auf das von uns individuell für die IAA entwickelte Online-Anmeldetool. Über einen Datenbankimport aus dem CRM waren die wesentlichen Kundendaten schon im Prozess hinterlegt. Die Gäste konnten somit komfortabel und schnell Ihre Anmeldung durchführen, Daten ergänzen und verschiedene Optionen wählen.

Im Administrationsbereich konnten die BMW Projektmanager sowie alle beteiligten Agenturen jederzeit den Live-Status der Ticketbestellungen für die einzelnen Tage sehen, Gästelisten abrufen, Abendveranstaltungen planen und optional gewünschte Gesprächstermine am Messestand mit den Key Account Managern vereinbaren und vorbereiten.

Während des Einladungsprozesses von mehreren Wochen wurden wir zudem mit dem technischen Support für die eingeladenen Gäste betraut und übernahmen die Koordination mit weiteren beauftragten Event-Agenturen, die auf Basis der erfassten Daten im nächsten Schritt die persönlichen Barcodes für die Besucher erstellten, die dann vor Ort den Zugang zur Messe und zum Messestand bzw. zur BMW Lounge ermöglichten. Das Projekt konnte mit sehr positiver Resonanz und großem Erfolg abgeschlossen werden.